Share this
by Stephan Joesten on 21-jan-2025 13:45:00
Wat is Quote-to-Cash?
Laten we eerst naar de definitie kijken: quote-to-cash is het gehele verkoopproces, dat begint met de klant die zijn gewenste machine of product kiest en eindigt met de klant die zijn factuur betaalt. Het klinkt misschien eenvoudig, maar het hele quote-to-cash proces omvat veel stappen, en vaak moeten die stappen meerdere keren worden doorlopen. We hoeven je niet te vertellen hoeveel administratieve rompslomp dit met zich meebrengt, hoe vaak je gegevens dubbel moet invoeren voor de verschillende systemen van verschillende afdelingen, en hoeveel tijd je in dit proces besteedt aan onnodig contact met je potentiële klant.
Quote-to-Cash voordelen
Met quote-to-cash kun je:
- administratieve rompslomp verminderen;
- dubbele gegevensinvoer elimineren;
- onnodig contact tussen verkoop, engineering en eindklanten wegnemen.
Natuurlijk wil je het quote-to-cash proces zo strak mogelijk opzetten, zodat je efficiënt van klantvereisten naar koude, harde cash kunt gaan. Laten we het proces volledig uitwerken.
Hoe ziet het Quote-to-Cash proces eruit?
Als je kijkt naar een standaard pre-productieproces, dus alles wat moet gebeuren vanaf het moment dat de klant bij je aanschuift tot zijn machine in productie gaat, dan bestaat quote-to-cash uit een aantal stappen.
Stap 1: Interactie tussen klant en verkoop
Quote-to-cash begint met de interactie tussen de klant en de verkoper. Vaak is er ook een dealer bij betrokken.
Stap 2: Overleg met engineering en onderdelen bestellen
De verkoopmedewerker bevestigt de configuratie met sales engineering, waarbij er nog zaken gecheckt kunnen worden met engineering. Vervolgens moeten de juiste onderdelen aangeschaft worden voordat de productie kan starten.
Stap 3: Levering, installatie en facturatie
Na de productie wordt de machine geleverd en geïnstalleerd, waarna je eindelijk je factuur kunt versturen. Zelfs als we ervan uitgaan dat dit proces soepel verloopt en dat er tussendoor niets terug moet naar verkoop, de dealer of de klant, is het al een ingewikkeld en langdurig proces. In het gehele proces wordt veel informatie handmatig overgedragen, wat niet helpt bij het verkorten van de doorlooptijd of het verminderen van fouten. Dit leidt op zijn beurt weer tot frustratie in de hele keten.
Quote-to-Cash Software: Optimaliseer het proces
Voordat we bekijken hoe je het quote-to-cash proces kunt optimaliseren, is het belangrijk om even stil te staan bij de uitdaging. De overstap naar QTC is namelijk niet per se eenvoudig. Vooral bij configureerbare producten is er vaak nog veel handmatig werk nodig; zelfs de offerte kan nog handmatig als order worden geregistreerd. Je moet je realiseren dat de uitgebreide automatisering van je pre-productieproces een flinke uitdaging is, maar het biedt ook enorme voordelen.
Door het QTC-proces zo efficiënt mogelijk in te richten, creëer je de mogelijkheid om meer geld te verdienen. Je moet kiezen voor de beste oplossingen: gespecialiseerde software voor de automatisering van specifieke processen. Deze tools kunnen allemaal eenvoudig worden geïntegreerd met behulp van API's of low-code platformen. Denk bijvoorbeeld aan gespecialiseerde CPQ-software die eenvoudig kan worden gekoppeld aan je ERP-pakket.
Van Quote-to-Cash naar Lead-to-Cash
Een efficiënt en digitaal QTC-proces begint met CPQ-software. Met een CPQ-oplossing kun je je orderintake optimaliseren en eenvoudig een digitaal verkoopkanaal openen. Bovendien kun je het ook gebruiken voor dealerbeheer. En wat nog meer: je dealers bestellen jouw producten via CPQ, alsof ze zelf de gehele orderintake overnemen. Volledig geautomatiseerd! Je hoeft dus niet eens meer offertes te maken of orders van je dealers aan te nemen.
Maar dat is nog niet alles. Wanneer je CPQ-oplossing je in staat stelt om je producten online te verkopen via een online configurator, breid je het QTC-proces uit naar een Lead-to-Cash proces (LTC). Dit betekent dat je online configurator ook zorgt voor je leadgeneratie via je website of dealeromgevingen. Naast de efficiëntiewinsten die je behaalt door het digitaliseren van je quote-to-cash proces, is er een enorm potentieel voor leads om foutloze offertes en bestellingen te maken.
Hier zijn twee voorbeelden van integraties die duidelijke toegevoegde waarde bieden tijdens het QTC- of LTC-proces: CRM en ERP.
Quote-to-Cash met Salesforce (CRM) en CPQ
Salesforce is een van de meest gebruikte CRM-systemen wereldwijd, ook in de productiesector. Met een integratie van Salesforce CPQ zet je een grote stap richting een digitaal QTC- of zelfs een LTC-proces. Stel je de volgende workflow voor:
Je opent een nieuwe verkoopkans in Salesforce CRM, waar je de contactinformatie van je lead of prospect invoert. Deze gegevens worden direct gesynchroniseerd met CPQ, waar een configuratie wordt gestart met alle klantgegevens uit Salesforce. In CPQ is het nu tijd om het juiste product te configureren. De configuratie wordt toegevoegd aan de offerte en met alle juiste prijsinstellingen onmiddellijk teruggestuurd naar Salesforce. Wordt de offerte geaccepteerd in Salesforce? Dan kan de rest van het logistieke proces beginnen.
Quote-to-Cash met SAP (ERP) en CPQ
Deze zelfde truc geldt ook voor integraties tussen ERP en CPQ, in dit geval SAP. Nu start je het proces in CPQ. Allereerst zijn al je artikelen en prijzen al gesynchroniseerd. Vervolgens open je een lege offerte en voeg je de gewenste configuratie van je lead of prospect toe. Dit resulteert altijd in een foutloze offerte en prijzen. Onder de oppervlakte wordt direct een meerlaagse onderdelenlijst gecreëerd, en wanneer de offerte wordt geaccepteerd, kan deze direct in SAP worden ingevoerd als productieorder. Digitale orderintake op zijn best!
Naast Salesforce en SAP, integreert ook andere software met CPQ om een strak quote-to-cash proces te creëren, bijvoorbeeld Microsoft Dynamics 365.
Quote-to-Cash met Elfsquad
Elfsquad CPQ vormt de basis voor alle benodigde logica en kennis om je complexe producten relatief gemakkelijk te verkopen en vervolgens zo soepel mogelijk door de rest van het proces te leiden. De vertaling van verkoop naar productie gebeurt direct in Elfsquad, en alle kennis van engineering is al vastgelegd.
Verbind Elfsquad met een best-of-breed ERP zoals SAP, met een CRM zoals Salesforce, of met andere software die nodig is voor je proces, en je zet een grote stap in de juiste richting. We hebben twee voorbeelden van integraties in deze blog gegeven, maar Elfsquad CPQ integreert gemakkelijk met andere ERP-, CAD-, CRM-, low-code applicaties en vele andere systemen.
