Offertefouten: bij Ufkes Greentec behoren ze tot het verleden

Liever het verhaal van Piet lezen? Dat kan!

Mijn naam is Piet Yntema en ik ben bedrijfsleider van Ufkes Greentec. Ons bedrijf is opgericht in 2004 en wij hebben op het moment 60 medewerkers in dienst. Wij bouwen machines voor de houtverwerking, zoals hakselaars / stobbenfrezen. Daarnaast zijn wij al actief in Nederland, België, Duitsland, Frankrijk, Engeland en wij hebben een aantal dealers buiten de Europese Unie, Voor het grootste gedeelte echter, zijn wij actief in een straal van 500 kilometer rondom Nederland. In eerste instantie begonnen wij met het importeren van hakselaars vanuit Amerika, maar in Amerika werden hakselaars alleen gebouwd om het hout te versnipperen.

Aangezien de houtsnippers in Europa echter veel waard zijn, willen wij een kwalitatief goede houtsnipper produceren. Hier moesten wij daarom veel aanpassen aan de hakselaars en dit zorgde ervoor dat wij in 2009 hebben besloten met de eigen productie van hakselaars te starten. In 2004 importeerden wij enkel en sinds 2009 hebben wij een eigen productielijn. In 2016 openden wij onze nieuwe productiehal, zodat wij een duidelijke scheiding tussen service en reparatie én de productie van onze machines hebben. In 2019 hebben wij een eigen bedrijf in Duitsland, het Sauerland opgericht. Van daaruit kunnen wij onze machines verhandelen en kunnen wij service aanbieden voor Duitsland in zijn geheel.

Het verschil tussen concurrenten

Het verschil tussen ons en de concurrentie is dat wij onze machines erg compact proberen te bouwen. De concurrentie werkt vaker met meerdere machines of ontwikkeld juist grotere mahines en wij proberen juist eenzelfde capaciteit in te bouwen in een kleinere machine. Vandaar dat onze machines erg flexibel inzetbaar zijn in bijvoorbeeld dorpen en steden en kan het werk direct op locatie uitgevoerd worden. Machines van andere bedrijven worden vaak locatiespecifiek geplaatst en daartegenover kunnen onze klanten het werk direct op de locatie, waar de boom gekapt is, uitvoeren.

Wij bieden op het moment zeven verschillende hakselaars met 50 verschillende toebehoren aan en ieder toebehoor op zich heeft daarnaast nog ongeveer 20 verschillende functies. In totaal zijn er dus vele verschillende mogelijkheden, doordat wij een breed pakket aan machines aanbieden. Wij proberen met een standaardpakket aan machines zoveel mogelijk aan de specifieke wensen van de klant te voldoen voor de levering van de uiteindelijke machine. Omdat wij dus 50 verschillende hakselaars aan kunnen bieden met 50 verschillende toebehoren, die op zichzelf staand wederom 20 verschillende functies kennen, kunnen wij met behulp van dit brede assortiment eigenlijk voor iedere klant de gewenste machine ontwikkelen. Daar waar andere producenten normaal gesproken standaardmachines aan de klant leveren, die deze vervolgens zelf aanpast of laat aanpassen omdat de machine toch niet helemaal geschikt blijkt, kunnen wij de specifiek gewenste machine met standaardelen produceren.

Prijsstructuur

Vroeger werkten wij met een vaste prijs per machine, maar door de vele opties die elke machine kent, werd dit een relatief complex gebeuren voor dealers die normaal gesproken eigenlijk geen hakselaars aanbieden met zodanig veel mogelijkheden. In de meeste gevallen bestelden deze handelaren een machine teveel oft te weinig óf een specifieke combinatie van toebehoren was niet mogelijk. Door de CPQ software is dit automatisch geregeld. Op het moment dat de dealer een specifieke optie kiest, worden bepaalde andere combinatie-opties uitgesloten. Daarnaast worden juist weer aansluitende opties weergegven die aansluiten bij de gekozen optie. Waar de dealer vroeger contact met het hoofdkantoor op moest nemen met de vraag waarom bepaalde combinaties wel of niet mogelijk waren óf met de vraag welke combinaties er überhaupt mogelijk zijn, kunnen zij nu zelf op locatie zelf een kloppende offerte samenstellen voor de klant.

Dealers hebben alles zelf in beheer

Vroeger vroegen de dealers ons vaak: `Wij willen een machine aanbieden, wat kunnen jullie aan ons leveren?`; Is deze offerte juist volgens jullie?` De dealer heeft dit vervolgens naar de klant gecommuniceerd en dit riep vragen als: `Is dit dan ook mogelijk of is dat dan ook een mogelijkheid?`. Hierop zocht de dealer wederom contact met het hoofdkantoor en ergens binnen dit gehele proces is uiteindelijk een offerte ontstaan. Hoe het nu echter gaat, is dat de dealer op locatie een juiste offerte voor de klant kann samenstellen. De klant en de dealer gaan er samen voor zitten en bespreken de verschillende opties en samenstellingen en hierop volgt dan uiteindelijk een kloppende offerte, zonder dat er hulp van ons uit Drachten nodig is. Vroeger moesten wij bij praktisch gezien elke klus weer nieuwe engineering werkzaamheden uitvoeren. Alle machines verschilden namelijk weer van elkaar. Wat wij tegenwoordig doen, is dat we maar een enkele module moeten vervangen of standaarddelen moeten vervangen, zodat wij de gewenste machine voor de klant kunnen samenstellen.

Kiezen voor Elfsquad CPQ

Wij hebben verschillende CPQ pakketen met elkaar vergeleken en hierbij is naar voren gekomen dat de gebruiksvriendelijk van Elfsquad het grootste voordeel is. In totaal hadden wij twee weken nodig om ons complete pakket in te stellen in Elfsquad en na deze twee weken was het direct beschikbaar en kon sales onderweg zelf offertes opstellen. Wat ons opviel bij andere aanbieders, is dat het erg complex was om alle keuzes te ‘programmeren’. Op het moment werken alleen A-dealers en sommige buitendiensten met de software en daarnaast hebben wij een showroom op onze website ter beschikking gesteld, zodat de klant direct op onze site de gewenste machine samen kan stellen. Vervolgens kan de klant een contactmoment met ons plannen. Het grote voordeel voor onze buitendienst, is dat zij geen contact meer met het hoofdkantoor moeten opnemen voor het samenstellen van offertes. Het hoofdkantoor stelde namelijk de offerte op aanvraag van de dealer en daarop volgden verder onderhandelingen.

De voordelen van Elfsquad

Nu kan de dealer meteen een offerte voor de klant opstellen, wat veel tijd bespaart omdat hij niet langer contact hoeft op te nemen met het hoofdkantoor om offertes voor hem op te stellen. Hierdoor kunnen ze sneller werken en, nog belangrijker, een foutloze offerte achterlaten bij de klant. Het grootste voordeel voor onze dealers is dat ze het hoofdkantoor niet meer nodig hebben. In het verleden had de dealer een offerte nodig en moest hij contact opnemen met het hoofdkantoor om te vragen of een bepaalde machine kon worden geproduceerd of niet. Dit resulteerde in verdere onderhandelingen over de verschillende opties die in de offerte konden worden opgenomen, maar nu kan de dealer de juiste offerte opstellen en deze direct met de klant bespreken. Ze kunnen de klant in de ogen kijken om te zien of dit is wat de klant nodig heeft, of dat er iets anders is dat de klant wil. Al met al wordt er veel tijd bespaard en kunnen de dealers direct een foutloze offerte aan de klant presenteren.

Voordat we CPQ-software gingen gebruiken, ondervonden we vaak problemen, waaronder veel fouten in de offertes, en dit had een negatieve invloed op ons productie- en offerteproces. Deze fouten leidden ertoe dat we de dealer moesten benaderen en dat de dealer met de klant moest communiceren om bepaalde mogelijkheden binnen productcombinaties te bespreken. Tegenwoordig wordt alles correct uitgevoerd, van het offerte- tot het productieproces, en fouten binnen deze processen komen niet meer voor.