WSP Systems veegt Excel Sheets van tafel en boekt 75% tijdwinst op prijscalculatie.

Door het leveren van complete systemen voor wasserijen, bestaande uit verschillende objecten of producten, moest WSP Systems buiten de kaders van een product configurator denken en zocht een partij die hierin meedacht. Bij Elfsquad is het onderdeel van de intake om een succes van de implementatie te maken. En wanneer wij de mogelijkheid zien tot het ontwikkelen van generieke functionaliteiten met een grote meerwaarde voor alle gebruikers, worden we al helemaal enthousiast. Bij WSP Systems sloot dit ook nog eens aan op onze eigen ontwikkelagenda. Om een lang verhaal kort te houden: WSP Systems is onze launching customer op het gebied van systeem- en projectconfiguraties. En deze samenwerking heeft geleid tot een prachtig resultaat voor WSP Systems: 75% tijdwinst op prijscalculatie.

De zoektocht naar een systeemconfigurator

WSP Systems is door het leveren van complete systemen voor wasserijen uniek in haar service. Maar het leveren van een volledig systeem brengt ook uitdagingen met zich mee. Waar fabrikanten van één configureerbaar product al miljoenen samenstellingen tegenkomen, levert WSP Systems meerdere configureerbare producten in één systeem. Waarin alles van elkaar afhankelijk is: “Onze systemen zijn behoorlijk uiteenlopend. Alleen al een transportband, om het wasgoed door de wasserij te transporteren, wordt tot op de millimeter nauwkeurig geproduceerd. Ook moet deze transportband bochten in verschillende hoeken krijgen om optimaal in de wasserij te passen. Daarnaast zijn nog vele extra opties mogelijk, zoals wel of geen zijschotten. En zelfs het type poten en de kleur is allemaal maatwerk.”

Om grip te krijgen op het aantal mogelijkheden van één onderdeel (product) in het systeem is duidelijk al een product configurator nodig. Voor buitenstaanders begint het aantal mogelijkheden van 1 transportband namelijk al te duizelen. Maar de systemen van WSP zijn nog veel complexer vertelt Aalbers: “De transportband moet natuurlijk perfect aansluiten op het volgende onderdeel, zoals een lift, anders lever je geen systeem. Alle componenten die beschikbaar zijn in een systeem zijn dus onderling van elkaar afhankelijk. Dan heb je het niet meer over miljoenen, maar miljarden samenstellingen. Kom dan maar eens tot een prijs.”

Het afgeven van de juiste prijsindicatie is de grootste uitdaging op het bord van WSP Systems. Wat zowel ruis op de interne communicatielijn tot gevolg heeft. Er is niet alleen veel contact tussen Verkoop Binnendienst en Accountmanagers, ook de klant wordt hierbij betrokken. Dit haalt de efficiëntie uit het proces. Daarnaast is het uitwerken van de prijsindicatie erg tijdrovend, dat blijkt uit het veelvuldige gebruik van Excel Sheets.

De wirwar aan kennisregels in Excel

“Onze accountmanagers focussen zich op het binnenhalen van het project. Vervolgens moet de afdeling Verkoop Binnendienst snel tot een prijscalculatie voor het hele project zien te komen”, aldus Aalbers. Bij het berekenen van deze prijs werd voorheen de kast met Excel Sheets opengetrokken. En ook WSP liep tegen de welbekende limieten van Excel aan: “Steeds minder medewerkers weten hoe de Excel Sheets en berekeningen in elkaar steken. Dat is absoluut niet toekomstbestendig. Ook is het niet schaalbaar, want je krijgt het niet uitgelegd aan nieuwe medewerkers. Het is allemaal erg foutgevoelig.”

De kennis die bij WSP Systems aanwezig is, is een duidelijke USP. Accountmanagers hebben diepgaande kennis over de meest efficiënte inrichting van industriële wasserijen. Het borgen van deze kennis is dan ook een must voor WSP Systems. En het elimineren van onnodig tijdverlies tijdens prijscalculatie zijn de twee grootste redenen geweest om op zoek te gaan naar een configurator.

WSP Systems is onze Launching Customer op het gebied van Systeem Configuraties!

Op aanvraag van WSP Systems hebben we de nested configurations & linked configurations functionaliteiten ontwikkeld, bij een duidelijk gebrek aan aanbieders in de markt: “Tijdens de eerste verkoopgesprekken hadden we het beste gevoel bij Elfsquad. We hadden niet het idee dat andere partijen, concurrenten in binnen- en buitenland, precies begrepen wat we nodig hadden. Tijdens de Elfsquad demonstratie werd gevraagd wat we nu precies deden, vervolgens werd dit in korte tijd in elkaar geklikt om de mogelijkheden te tonen. Die flexibiliteit en openheid sprak ons erg aan.”

Functionele decompositie bij WSP Systems

Een systeem van WSP bestaat uit verschillende objecten, bijvoorbeeld een band, een lift of iets anders. Alle structuren van de configuratiemodellen komen grotendeels weer overeen, zo maakt WSP per product/object/project altijd gebruik van dezelfde opzet. Zo wordt er gefocust op eenvoudig bouwen, terwijl het model doorlopend getoetst wordt aan de engineeringslogica. Bij WSP Systems ligt dit vast in de Elfsquad Configurator, dit creëert voor Verkoop Binnendienst de ideale situatie: zij gaat aan de slag met een door engineering gevalideerd verkoopmodel.

Elke object in een project kan nu in Elfsquad geconfigureerd, gekopieerd of aangepast worden. Uiteindelijk rolt er één prijs uit voor het volledige systeem inclusief manuren en reiskosten.

Maar wat zijn en hoe werken systeemconfiguraties nu? Aalbers legt het aan de hand van de systemen van WSP Systems uit:

“Er is sprake van één hoofd configuratiemodel: het WSP project. Dit configuratiemodel bestaat eigenlijk uit een boom (decision tree) met allemaal onderliggende geneste configuratiemodellen. Een waaier aan configuratiemodellen zou je kunnen zeggen. En al deze geneste configuratiemodellen zijn weer van elkaar afhankelijk. Dit is een evolutie van de product configurator, die zich focust op één complex product. Maar nog niet op de samenhang van verschillende producten bij elkaar, een systeem.”

Door met Elfsquad Configurator aan een systeem configurator te bouwen zijn de Excel Sheets aan de wilgen gehangen en boekt WSP Systems 75% tijdswinst op prijscalculatie: “Ter vergelijking hebben we een oud project genomen. Dit volledige project hadden we binnen 15 klikken in elkaar. Voorheen werd er een oud project gepakt dat er wat op leek, vervolgens ging Verkoop Binnendienst met Excel Sheets aan de gang om tot de nieuwe prijs van het project te komen. Enerzijds worden onze productverbeteringen niet meegenomen, anderzijds de fouten uit het vorige project wel. Dat is totaal niet wenselijk in een project van deze complexiteit en omvang.”

Terug naar de basis en vooruit met Elfsquad

WSP Systems is bij de inrichting van Elfsquad teruggegaan naar de basis, Aalbers: “We hebben onszelf vragen gesteld als ‘Wat leveren we nu eigenlijk?’ en ‘Op welke manier kunnen we ons product ontleden naar standaard bouwstenen?’. Door op deze manier te werk te gaan konden we ons product herdefiniëren. Zodat in ons verkoop- en engineeringstraject de ruis volledig weggenomen wordt omdat iedereen (klant, accountmanagers en engineering) dezelfde taal spreekt.”

Door op deze manier te kijken naar het volledige systeem krijgt WSP Systems intern grip op de uiteenlopende mogelijkheden binnen de systemen: “Wanneer we het project hebben binnengehaald gaan onze Sales Engineers aan de slag om het systeem volledig in 3D uit te werken. Ook hier zijn de bouwstenen terug te vinden. Deze bouwstenen corresponderen allemaal met artikellijsten in ons ERP systeem.”

Zo snijdt het mes van Elfsquad bij WSP aan twee kanten: klanten worden perfect bediend door de accountmanagers & Verkoop Binnendienst en engineering kan direct aan de slag, zonder dat er nog ruis ontstaat in het traject.